Agile: wendbaar zijn en de omstandigheden naar je hand zetten

Roel Wessels is natuurkundige, toetsenist in bands en in het dagelijks leven projectmanager voor Holland Innovative. Op deze plek blogt hij over zijn ervaringen in de wereld van de high-tech. “Ik ben de projectmanager in de muziekband en de artiest in het ontwikkelteam.”

Agile en Scrum zijn twee belangrijke termen in mijn boek ‘De Complete Projectmanager’. Niet vreemd uiteraard, want deze begrippen zijn niet meer weg te denken in de wereld van nu. Opvallend is wel dat ze nog wel eens verkeerd begrepen of geïnterpreteerd worden. Daarbij lijken we soms in een maatschappij te leven, waarin complexiteit wordt opgelost door zwart-witdenken. Zo hebben we de believers die vinden dat er niks anders meer mogelijk is dan Agile en Scrum en de mensen die dit allemaal maar modern gedoe vinden. Uiteraard zijn er meer tinten dan zwart en wit. Ik vond het daarom hoog tijd om de zin van de onzin te scheiden en de mensen te helpen om het echt te gaan toepassen. Deze blog gaat over Agile, het denkproces, de volgende over Scrum, wat een aanpak is om Agile te werken in een ontwikkelteam.

De Romeinen waren ook al agile

Om meteen een mythe uit de weg te werken, zo vernieuwend zijn Agile en Scrum eigenlijk helemaal niet. Begrijp me niet verkeerd, het Agile Manifest, dat in 2001 werd opgesteld door 17 software pioniers, is een prachtige samenvatting van waarden en principes, maar de Romeinen waren ook al agile. Zo stond Julius Caesar erom bekend dat hij juist in niet-ideale situaties altijd het initiatief nam en zijn leger liet excelleren door zijn (zelforganiserende) teams op te bouwen rond gemotiveerde individuen. Maar nog belangrijker, dat hij bij veldtochten – naast het hebben van een weloverwogen plan – wijzigende omstandigheden (zoals slecht weer en andere tegenslagen) flexibel in zijn voordeel wist te gebruiken en zo zijn starre tegenstanders verraste en versloeg. Julius Caesar omarmde verandering.

Agile mindset

Agile (de Italiaanse muziekterm agile betekent snel, beweeglijk) beschouwt onzekerheden als een gegeven en niet als iets onwenselijks. Agile methoden gaan dan ook meestal over de wijze waarop je wendbaar met veranderingen om kunt gaan. Maar het is meer dan dat, want om dit te kunnen moet je je denkwijze aanpassen. Het Agile Manifest maakt dit concreet met de volgende vier waarden, waarin wat links staat verkozen wordt boven wat rechts staat (wat overigens ook gewaardeerd wordt). Het verkiest:

Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
Werkende software boven allesomvattende documentatie
Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
Inspelen op verandering boven het volgen van een plan

Die Agile mindset is dus veel meer dan wendbaar zijn. Het is een mentaal huzarenstukje. Een goed plan bedenken en je zodanig voorbereiden dat je je niet hoeft te ergeren aan afwijkingen, maar er je voordeel mee kunt doen. Met de klant onderhandelen over een contract, maar bovenal werken aan de relatie om bij wijzingen samen ‘de koek groter te maken’ in plaats van star vast te houden aan de oorspronkelijke afspraken. Structuren en regels opstellen die de menselijke interactie en autonomie juist bevorderen in plaats van belemmeren. Ga er maar aan staan.

De zeiler die de beschikbare wind het beste weet te benutten wint de race

Agile gedrag is dus meer dan simpelweg de knop omzetten. Het is het resultaat van een lange weg van persoonlijke ontwikkeling. Iets wat Stephen Covey ons eigenlijk al vertelde in zijn boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leidershap’. Eigenschappen 1, 2 en 3 gaan over je ontwikkeling in relatie tot je eigen functioneren, je als individu onafhankelijk kunnen opstellen. Eigenschappen 4, 5 en 6 gaan over hoe je effectief kunt omgaan met je omgeving, waarbij Covey uitlegt dat samenwerken helemaal niet zo eenvoudig is, want het betekent dat je je afhankelijk maakt van anderen. En nu komt het, je kunt je pas wederzijds afhankelijk opstellen (beheersing van relaties), als je persoonlijk onafhankelijk bent (beheersing van jezelf). Agile gedrag is dus eerder een resultaat dan een startpunt.

Maar wel een mooi resultaat dat enorme effectiviteitswinst kan opleveren. Probeer Agile gedrag daarom meer te zien als het benutten van veranderingen in plaats van het aanpassen aan veranderingen. Ik leg dat vaak uit met een voorbeeld van de zeiler. Welke zeiler wint de wedstrijd? De zeiler die het wendbaarst is? Dat is slechts het halve antwoord. De zeiler, die namelijk het beste in staat is om de wind en de stroming in te schatten en te benutten, wint de wedstrijd. Dat vraagt om een combinatie van zeiltechnische, fysieke maar vooral ook mentale vaardigheden. De Agile projectmanager verzet zich niet tegen de weerbarstige omgeving, maar benut deze in zijn of haar voordeel. De projectmanager als beïnvloeder!

TomTom-gedrag

Scrum toepassen (daar gaan we in de volgende blog dieper op in) kan hierbij zeker helpen, maar in mijn boek gebruik ik als startpunt voor Agile projectmanagement liever de TomTom-metafoor. De TomTom is extreem resultaatgericht en heeft altijd een plan (de route) paraat. Maar daarboven vindt de TomTom het herplannen als gevolg van tegenvallers helemaal te gek en stemt de consequenties van elke verandering meteen af met de chauffeur. Het doel is belangrijker dan de route. “Sorry, ik heb zojuist een file gecreëerd” zul je je navigator niet snel horen zeggen. Alles draait namelijk om het maximaal benutten van de mogelijkheden van het moment en het aanbieden van alternatieve scenario’s aan de bestuurder. Je hebt pas echt een probleem als je een probleem (de file) te laat bespreekbaar maakt. Een mooi voorbeeld hoe je doelgericht, flexibel én communicatief kunt zijn. En hoe je met het juiste gedrag problemen tot gezamenlijke uitdagingen kunt omvormen, iets wat cruciaal is in complexe omgevingen.

Decoupeerzaag en de cirkelzaag

Mijn belangrijkste tip voor vandaag is dan ook: ga voorbij aan de hype, verdiep je in de essenties van projectmanagement en Agile leiderschap en maak ontwikkelstappen die je kunt begrijpen en overzien. Bedenk verder dat geen enkele methode zaligmakend is, de toepasser maakt het verschil. Zo is een wendbare decoupeerzaag super fijn om bochten mee te zagen, maar als je een plaat van 2 meter met een rechte lijn wil doorzagen kun je echt beter een traditionele cirkelzaag pakken…

Word van een beheerser een beïnvloeder. Verzet je niet tegen veranderingen, maar accepteer hoe het is en initieer juist zélf die veranderingen die jou en je team verder helpen!

Volgende keer gaan we in op Scrum, een uitvoeringsvorm van Agile projectmanagement.