Projectmanager Jeffrey Lemmens coacht, analyseert, verbindt

De high tech en medical industrie is verantwoordelijk voor een groot deel van onze economische groei, en daarmee van onze welvaart. Dat deze door hardware gedomineerde wereld niet zonder software expertise kan, is inmiddels genoegzaam bekend, maar minstens zo belangrijk zijn een goede procesbewaking, betrouwbaarheid en projectmanagement. Holland Innovative helpt de high tech en medical industrie daarbij, zowel in projecten op locatie als via trainingen. In een serie artikelen laten we zien hoe. Vandaag: Jeffrey Lemmens.

Afwisseling en stabiliteit samengebracht in één baan, het is niet voor veel mensen weggelegd. Als projectmanager bij Holland Innovative is het een vanzelfsprekendheid: “De paraplu van Holland Innovative is de constante factor, de projecten die ik bij klanten uitvoer zijn per definitie tijdelijk.”, zegt Jeffrey Lemmens. “Als projectmanager hoef je je niet blind te staren op één specifieke sector, maar we specialiseren ons natuurlijk wel: de high tech maakindustrie is onze wereld.” Naast coachen, analyseren en verbinden draait Jeffrey gewoon mee in het bedrijfsleven. 

Het is precies díe combinatie die hem eind 2018 naar Holland Innovative lokte. “In mijn vorige baan hield ik mij naast sales ook bezig met projectmanagement, maar dat was binnen een hele specifieke afzetmarkt en dat betekende dat ik daar niet die combinatie van afwisseling en specialisatie zou kunnen krijgen die ik hier wel heb.” Lemmens, afgestudeerd als industrial designer aan de TU Eindhoven, kwam op de Hannover Messe voor het eerst in aanraking met Holland Innovative. “Daar raakte ik in gesprek met Hans Meeske, die mij over de mogelijkheden bij HI vertelde. Toen de kans zich voordeed mij via HI verder te ontwikkelen als projectmanager, hoefde ik niet lang na te denken.”

Dubbele petten

Voor Lemmens voelt het alsof hij op een rijdende trein sprong. “Maar wel eentje die ook altijd nog wat bijgestuurd kan worden. Ik merk dat heel goed bij het project waar ik nu samen met collega Bert van Appeven verantwoordelijk voor ben. De basistaken zijn duidelijk, omdat we gewoon meedraaien in het project dat daar loopt. Tegelijkertijd zijn we bezig met coaching en een analyse van de processen, op grond waarvan we het bedrijf kunnen adviseren bepaalde zaken anders te organiseren. Soms is dat wel een uitdaging, die dubbele petten, maar uiteindelijk is dat ook precies waar onze meerwaarde naar voren komt: hierdoor kunnen we helpen de effectiviteit van het proces te verhogen en de opdrachtgever zijn doel te laten bereiken.”

Concreet betekent dat dat HI vanuit de analyse adviezen geeft over zaken als het effectief inrichten van het communicatietraject met de stakeholders, de informatiestromen binnen de organisatie en ook heel concreet over effectief plannen. “Het blijft hoe dan ook balanceren tussen onze taken. Om de vergelijking met die trein weer te pakken: we rijden mee op het door anderen bepaalde traject, maar zijn op basis van onze analyse tegelijk bezig met het verleggen van de rails. Want dat is wat die klant uiteindelijk toch naar op zoek is: die wil samen met ons het ideale traject voor zijn project ontdekken.”

Scherpte aanbrengen

Een van de uitdagingen waar Lemmens nu tegenaan loopt zijn de verschillende werkwijzen van de bij het project betrokken stakeholders. “Het project loopt al een aantal jaar en kent diverse deelprojecten. Er zijn alleen al in dit deelproject zo’n 80 mensen bij betrokken en daarnaast zijn er diverse klanten en leveranciers. Je kunt je dan voorstellen dat er bepaalde patronen zijn ingesleten, die soms ook te maken hebben met de specifieke werkwijze van een stakeholder. Op verschillende momenten in het proces komen die deeltrajecten toch weer bij elkaar, waardoor er voor effectieve communicatie een solide basis voor afstemming nodig is. Soms is het gewoon een kwestie van dezelfde tools gebruiken of de tool op dezelfde wijze inzetten, maar zelfs dat helpt soms maar ten dele. Neem bijvoorbeeld MS Project, een planningstool die door verschillende onderdelen binnen ons project wordt gebruikt. De een zet dat uiterst precies in door per uur te bepalen wat er opgeleverd wordt; de ander organiseert het veel losser en is al tevreden als per week in grote lijnen duidelijk is wat er gebeurt. De ene benadering is niet noodzakelijkerwijs beter of slechter dan de andere, maar vanuit het oogpunt van het effectief inrichten van een proces, werkt dit in de praktijk vaak niet goed. Wij kunnen daar dan scherpte in brengen.”

Wat dan ook helpt is dat Lemmens en Van Appeven als buitenstaanders benodigde veranderingen overtuigender kunnen brengen dan interne mensen. “Vreemde ogen dwingen, zo is het gewoon. We worden als consultant gezien, maar die rol moet je wel bewaken, zeker als je al wat langer in het project meedraait. Want we worden tegelijkertijd gewoon opgenomen in het projectteam.”

Rijdende trein

Wat in dat verband goed van pas komt is de werkwijze van Holland Innovative, die het ook mogelijk maakt met specifieke trainingen en workshops het projectbedrijf klaar te maken om het uiteindelijk allemaal zelf te kunnen doen. “Ook voor ons als projectmanagers biedt dat elke keer weer een extra kans: we helpen bij de opzet en het aandragen van de trainingen maar we leren zelf ook direct weer nieuwe dingen, dankzij de expertise van collega’s als Roel Wessels. Daarnaast heeft HI voor relatieve nieuwkomers zoals ik altijd een senior collega klaarstaan. In mijn geval is dat Bert van Appeven: zijn ervaring vormt voor mij de ideale bron van kennis. Hij heeft allerhande situaties meegemaakt en heeft altijd wel een paar best practices die mij kunnen helpen de juiste keuzes te maken, zodat anderen daar op hun beurt weer wijzer van worden.”

Want ook Holland Innovative zelf heeft wat weg van een rijdende trein. “Inderdaad. En hoe soepel onze trein ook rijdt, we zorgen er met z’n allen voor dat deze elke dag weer een stukje beter wordt. Dat is precies een van de belangrijke factoren die onze organisatievolwassenheid bepalen.”